מאמרים › איך לא מפספסים פניות בוואטסאפ כשאתם באמצע עבודה
איך לא מפספסים פניות בוואטסאפ כשאתם באמצע עבודה
הדרך הפשוטה ביותר לא לפספס פניות בוואטסאפ היא לענות תוך שניות, גם כשאתם עסוקים: הודעת קבלה אוטומטית, שאלות קצרות שאוספות את הפרטים החשובים, ומסלול ברור לקביעת תור או לחזרה ללקוח. בוט כמו MYBOT247 עושה זאת במקומכם, ומפסיק לענות ברגע שאתם נכנסים לשיחה. ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי, ואחר כך 99 ₪ לחודש, או 149 ₪ עם יומן וקביעת תורים (לא כולל מע״מ).
איפה פניות נופלות בין הכיסאות
עסק של איש אחד לא יכול להחזיק את הטלפון ביד כל היום. מספר, מטפלת או בעל מקצוע באמצע עבודה רואים את ההודעה רק אחרי שעה או שעתיים, ובינתיים הלקוח כבר שאל גם עסק אחר. הפניות הולכות לאיבוד בעיקר בארבעה מקומות: הודעות שמגיעות בזמן עבודה, הודעות בערב ובסוף השבוע, לקוחות ששואלים שאלה פשוטה שחוזרת על עצמה, ופניות שנקברות מתחת לשיחות אחרות.
1. מענה ראשון מיידי
הצעד הראשון הוא מענה שמגיע מיד: "שלום, תודה שפניתם, אני בודק ואחזור אליכם", או עדיף, מענה שכבר מתחיל לעזור. הלקוח יודע שההודעה התקבלה ולא מרגיש שהוא מדבר לחלל ריק. אם אתם רוצים להתחיל בלי בוט, אפשר להגדיר מענה אוטומטי באפליקציית וואטסאפ עסקי.
2. לאסוף פרטים כבר בהודעה הראשונה
הודעה כמו "מתי אפשר?" לא מספיקה כדי לעזור. שלוש שאלות קצרות בתחילת השיחה (מה השירות, איזה יום מתאים, איך קוראים לכם) חוסכות סבב הודעות שלם. כשאתם חוזרים לשיחה, הפרטים כבר מחכים לכם והלקוח לא צריך להסביר הכול מחדש.
3. לענות על שאלות שחוזרות על עצמן
מחיר, שעות פעילות, כתובת, חניה, זמני טיפול: רוב השאלות חוזרות. כשהעוזר עונה עליהן לבד, אתם נשארים לשיחות שבאמת צריכות אתכם. הדרכות קצרות להגדרת התשובות יש במרכז המדריכים.
4. קביעת תור בלי הלוך ושוב
מי שקובע תורים יודע כמה הודעות עולות על הסכמה על שעה אחת. חיבור ליומן מאפשר להציע שעות פנויות ישירות בשיחה. הפרטים במאמר על חיבור יומן גוגל לבוט וואטסאפ ובמאמר על בוט לקביעת תורים.
5. לחזור ללקוח בזמן, בלי לשכוח
גם עם בוט, יש פניות שדורשות אתכם. הכלל הפשוט: בסוף כל יום עוברים על השיחות שנשארו פתוחות ועונים לכל אחת. בוט שמפסיק לענות כשאתם נכנסים לשיחה לא ידרוס אתכם באמצע.
טבלת השוואה קצרה
| דרך | מה היא נותנת | מגבלה |
|---|---|---|
| הודעת היעדרות באפליקציה | מענה קבוע אחד | לא אוספת פרטים ולא עונה לפי הנושא |
| עוזר דיגיטלי (בוט) | מענה לפי הנושא, איסוף פרטים, תורים | צריך להגדיר פעם אחת ולבדוק מדי פעם |
| מזכירה או שירות מענה | שיחה אנושית | עלות גבוהה יותר, לרוב בשעות מוגבלות |
לפירוט ההבדלים מול שירות מענה אנושי: בוט וואטסאפ או שירות מענה.
איך מתחילים
מחברים את המספר בסריקת QR, מגדירים בעורך מה העוזר אומר ומתי הוא שותק, ובודקים בהדגמה לפני שמעבירים פניות אמיתיות. העוזר אינו עונה לאנשי קשר שמורים ולקבוצות. מומלץ לעבוד בחיבור בצורה שקטה: לענות למי שפנה אליכם, בלי הודעות המוניות.
כמה זה עולה
ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי, ואחר כך 99 ₪ לחודש, או 149 ₪ עם יומן וקביעת תורים, לא כולל מע״מ, בלי התחייבות. הקמה אצל ספקים אחרים עולה לעיתים אלפי שקלים.
שאלות ותשובות
למה פניות בוואטסאפ הולכות לאיבוד?
בדרך כלל כי העסק באמצע עבודה, נהיגה או פגישה, וההודעה נקברת בין שיחות אחרות. לקוח שלא קיבל תשובה מהר פונה לעסק הבא.
כמה מהר צריך לענות ללקוח בוואטסאפ?
אין מספר קסם, אבל ככל שהמענה הראשון מהיר יותר, כך הסיכוי שהלקוח ימשיך איתכם גבוה יותר. מענה ראשוני מיידי, גם אם הוא רק מבקש פרטים, עדיף על שתיקה של שעות.
האם הבוט עונה גם כשאני נכנס לשיחה?
לא. העוזר מפסיק לענות כשאתם נכנסים לשיחה, ואינו עונה לאנשי קשר שמורים ולקבוצות. את כל זה אפשר לשנות בעורך.
האם אפשר לנסות לפני שמתחייבים?
כן. יש הדגמה חינמית באתר, והקמה בחינם עם חודש ראשון חינם, בלי כרטיס אשראי.