מאמרים › חיבור יומן גוגל לבוט וואטסאפ: איך הבוט קובע תורים לבד
חיבור יומן גוגל לבוט וואטסאפ: איך הבוט קובע תורים לבד
כדי לחבר יומן גוגל לבוט וואטסאפ מחברים את היומן לבוט בכמה קליקים, מגדירים שעות פעילות וסוגי תורים, והבוט מציע ללקוח רק שעות פנויות וכותב את התור ישר ליומן. כך אין כפל תורים ואין צורך לענות ידנית. ב-MYBOT247 ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי, ואחר כך 149 ₪ לחודש עם יומן וקביעת תורים (לא כולל מע״מ).
מה היומן נותן לבוט
בלי יומן, בוט יכול לענות על שאלות ולאסוף פרטים, אבל לא יודע מתי אתם פנויים. מי שרוצה שהלקוח יקבע תור בשיחה צריך שהבוט יראה את היומן שלכם: אילו שעות תפוסות, אילו פנויות, ואיפה כותבים את התור החדש. כשהחיבור קיים, הלקוח כותב "אפשר תור ביום שלישי?", הבוט מציע שעות פנויות, והתור נכנס ליומן בלי שנגעתם בטלפון.
ארבעה שלבים לחיבור
- מחברים את יומן גוגל. מתחברים עם חשבון גוגל ומאשרים לבוט לקרוא ולכתוב ליומן. כדאי לבחור יומן אחד שבו יש את כל התורים והאירועים שלכם.
- קובעים שעות פעילות. מגדירים באילו ימים ושעות אפשר לקבוע תורים, כדי שהבוט לא יציע שעת לילה או יום חופש.
- מגדירים סוגי תורים. לכל סוג: שם, אורך, ואם אתם רוצים לאשר אותו ידנית לפני שהוא נכנס ליומן. תור ייעוץ של חצי שעה ותור טיפול של שעה הם שני סוגים.
- בודקים. קובעים לעצמכם תור דרך הבוט ובודקים שהוא מופיע ביומן בשעה הנכונה, ושאפשר לבטל או להזיז אותו.
ב-MYBOT247 יש לכל שלב מדריך וידאו קצר: חיבור היומן, שעות פעילות ותורים, סוגי תורים ובדיקה ויום־יום.
מה לבדוק לפני שמפעילים
| בדיקה | למה היא חשובה |
|---|---|
| כל האירועים באותו יומן | הבוט רואה רק את היומן המחובר. אירוע בלוח אחר לא ייחשב תפוס. |
| שעות פעילות נכונות | אחרת יוצעו שעות שלא נוח לכם לעבוד בהן. |
| אורך תור והפסקות | תור ארוך מדי או קצר מדי יוצר חפיפות או חורים ביומן. |
| תור בדיקה מקצה לקצה | מוודאים שהתור נכנס, שאפשר להזיז אותו, ושהלקוח מקבל אישור ברור. |
מה קורה כשהבוט לא בטוח
לא כל בקשה אפשר לפתור אוטומטית. לקוח שמבקש שעה מחוץ לשעות הפעילות, תור מיוחד או שינוי ברגע האחרון עובר אליכם, ואפשר לקבוע שתורים מסוג מסוים ימתינו לאישור שלכם. כשאתם נכנסים לשיחה, הבוט מפסיק לענות, כך שלא יהיו שני קולות באותה שיחה. כל ההגדרות האלה נערכות בממשק העריכה, בלי קוד.
על ההבדל בין בוט שעונה לבוט שקובע תורים, ועל שלבי ההקמה המלאים, אפשר לקרוא בבוט וואטסאפ לקביעת תורים: מדריך מלא. ואם אתם רוצים שהלקוחות יקבלו גם תזכורת לפני התור, הפירוט בתזכורת לתור בוואטסאפ.
איך נראית שיחה אחת
לקוחה כותבת: "היי, אפשר תור ליום חמישי אחר הצהריים?". הבוט בודק ביומן ועונה: "יש לי פנוי ב-15:00 וב-17:30, מה מתאים לך?". היא בוחרת את 17:30, הבוט מבקש שם ומאשר, והתור מופיע ביומן שלכם. אם בחרתם שהתור צריך אישור ידני, תקבלו הודעה, תאשרו בלחיצה, והלקוחה תקבל אישור. כל זה קורה גם כשאתם באמצע טיפול, בנסיעה או אחרי שעות העבודה, ולכן פניות שהיו מחכות לבוקר נסגרות באותו רגע.
למי זה מתאים
חיבור יומן הכי משתלם לעסקים שעובדים לפי תורים ובעל העסק הוא גם מי שמבצע את העבודה: מטפלות, קוסמטיקאים, מאמנים, יועצים, מורים פרטיים, בעלי מקצוע שקובעים ביקורי הצעת מחיר. אם כל יום אתם מחליפים עשרות הודעות כדי למצוא שעה משותפת, יומן מחובר חוסך את רוב ההודעות האלה. אם אתם קובעים שני תורים בשבוע, בוט עם מענה אוטומטי ושאלות נפוצות, ללא יומן, יכול להספיק.
כמה זה עולה
ב-MYBOT247 ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי. אחרי החודש החינם המחיר הוא 99 ₪ לחודש לבוט רגיל, או 149 ₪ עם יומן וקביעת תורים, לא כולל מע״מ, בלי התחייבות. הקמה אצל ספקים אחרים עולה לעיתים אלפי שקלים, ולכן כדאי להשוות. יש גם מאמר על מה אפשר לקבל בבוט תורים בלי לשלם.
טעויות נפוצות
הטעות הראשונה היא לחבר יומן ריק או יומן משני, ואז הבוט מציע שעות שכבר תפוסות בפועל. השנייה היא לא להגדיר שעות פעילות, ואז מקבלים בקשות לשעות לא נוחות. השלישית היא לדלג על תור הבדיקה: חמש דקות של בדיקה חוסכות תור כפול מול לקוח אמיתי. ולבסוף, כדאי לעבור על התורים הקרובים פעם ביום בימים הראשונים, כדי לראות שהכול מתנהל כפי שציפיתם.
שאלות ותשובות
איך מחברים יומן גוגל לבוט וואטסאפ?
מתחברים עם חשבון גוגל מתוך ממשק הבוט ומאשרים גישה ליומן. אחר כך מגדירים שעות פעילות וסוגי תורים. ב-MYBOT247 יש מדריך וידאו קצר לכל שלב.
האם הבוט יקבע תור בשעה שכבר תפוסה?
הבוט מציע שעות פנויות לפי היומן המחובר, ולכן לא אמור להציע שעה תפוסה. כדאי לוודא שכל האירועים שלכם נמצאים באותו יומן, ולבדוק עם תור בדיקה.
האם אפשר להגדיר כמה סוגי תורים באורכים שונים?
כן. לכל סוג תור קובעים שם, אורך, ואם נדרש אישור שלכם לפני שהתור נכנס ליומן.
כמה עולה בוט עם יומן?
ב-MYBOT247 החודש הראשון חינם והקמה בחינם, ואחר כך 149 ₪ לחודש עם יומן וקביעת תורים, לא כולל מע״מ, בלי התחייבות.