מאמרים › תזכורת לתור בוואטסאפ: איך שולחים אוטומטית ומפחיתים ביטולים
תזכורת לתור בוואטסאפ: איך שולחים אוטומטית ומפחיתים ביטולים
תזכורת לתור בוואטסאפ אפשר לשלוח ידנית, בהודעה מתוזמנת או אוטומטית מבוט שמחובר ליומן. הדרך הידנית עובדת רק כשיש מעט תורים. כשהתורים מתרבים, כדאי שהתזכורת תישלח לבד, יום לפני ושעות ספורות לפני, עם אפשרות לאשר, להזיז או לבטל. ב-MYBOT247 ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי, ואחר כך 149 ₪ לחודש עם יומן וקביעת תורים (לא כולל מע״מ).
למה תזכורת משנה
תור שלא מגיעים אליו הוא שעה ריקה ביומן, והיא עולה כסף. לקוחות לא תמיד מבטלים בכוונה: הם שוכחים, מתבלבלים בין ימים או לא רוצים להטריד. תזכורת קצרה בוואטסאפ, המקום שבו הם ממילא נמצאים, נותנת להם רגע להיזכר, ואם צריך, להזיז את התור בזמן ולא ברגע האחרון. כך שעה פנויה יכולה להתמלא.
שלוש דרכים לשלוח תזכורת
| דרך | איך זה עובד | מגבלה |
|---|---|---|
| ידנית | בודקים את היומן בערב ושולחים הודעה לכל לקוח | עובד רק עם כמה תורים בשבוע, וקל לשכוח |
| הודעה מתוזמנת | מכינים הודעה ושולחים בשעה שנקבעה, לפי הכלי | לרוב לא מחוברת ליומן, ולכן צריך לעדכן ידנית |
| בוט מחובר ליומן | התור נקבע ביומן, והתזכורת נשלחת לבד לפני המועד | דורש הקמה חד פעמית ומנוי |
וואטסאפ עסקי חינמי נותן הודעת פתיחה, היעדרות ותשובות מהירות, אבל לא תזכורות לפי יומן. הפירוט במאמר הודעה אוטומטית בוואטסאפ עסקי.
מתי לשלוח
נהוג לשלוח שתי תזכורות: אחת יום לפני התור, כדי שיהיה זמן להזיז, ואחת כמה שעות לפניו, כדי להזכיר. תור שנקבע ליום הקרוב לא צריך תזכורת של יום לפני. אין מספר קסם, ולכן כדאי להתחיל בתזמון הזה, לבדוק כמה לקוחות מזיזים או מבטלים, ולהתאים. עסק שבו התור ארוך או יקר יכול להצדיק תזכורת נוספת יותר מוקדמת.
מה כותבים בהודעה
- מי ומתי. שם העסק, תאריך ושעה, כדי שלא יהיה ספק.
- איפה. כתובת או הנחיית הגעה, במיוחד אם התור מחוץ לביתכם.
- מה לעשות. לענות "מאשר" או לכתוב אם רוצים להזיז.
- טון אנושי. משפט קצר ואדיב עדיף על נוסח רשמי.
דוגמה: "היי דנה, תזכורת לתור מחר ב-16:30 אצלנו. לאישור אפשר לענות כן, ואם צריך להזיז כתבו לי ונמצא שעה אחרת." הנוסח משתנה לפי העסק, ואפשר לערוך אותו בכל רגע.
מה כדאי לדעת על הכללים של מטא
בחיבור הרשמי של מטא (WhatsApp Business API), הודעה שהעסק פותח בה שיחה מחוץ לחלון של 24 שעות מאז ההודעה האחרונה של הלקוח חייבת להיות תבנית מאושרת מראש, וחלק מההודעות האלה מחויבות לפי הודעה. מי שמתכנן הרבה תזכורות צריך לכלול זאת בחישוב. הפירוט במאמר עלות WhatsApp Business API. ב-MYBOT247 החיבור המהיר הוא חיבור לא רשמי, ולכן כדאי לשלוח תזכורות רק ללקוחות שקבעו תור איתכם, ולא לרשימות כלליות. על כללי שליחה בטוחה אפשר לקרוא בהודעות תפוצה בוואטסאפ בלי להיחסם.
איך זה נראה בבוט תורים
- מחברים יומן גוגל. היומן קובע אילו שעות פנויות.
- הלקוח קובע תור בשיחה. הבוט מציע שעות, הלקוח בוחר והתור נכנס ליומן.
- התזכורת נשלחת לפני המועד. לפי ההגדרות שבחרתם.
- הלקוח מאשר או משנה. מקרה שהבוט לא יודע לטפל בו עובר אליכם.
השלבים המלאים במאמר בוט וואטסאפ לקביעת תורים: מדריך מלא. לפני שמפעילים מול לקוחות, כדאי לקבוע לעצמכם תור בדיקה ולוודא שהוא מופיע ביומן ושהתזכורת מגיעה בזמן ובנוסח הרצוי.
הצעה להתחיל בלי לשלם
ב-MYBOT247 ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי. אחרי החודש החינם המחיר הוא 99 ₪ לחודש, או 149 ₪ עם יומן וקביעת תורים, לא כולל מע״מ, בלי התחייבות. הקמה אצל ספקים אחרים עולה לעיתים אלפי שקלים, ולכן כדאי להשוות. אפשר לבנות את הבוט בממשק עברי, בלי קוד, ולנסות אותו בשיחות בדיקה לפני שמחברים ללקוחות.
איך מודדים שזה עובד
ספרו חודש אחד כמה תורים בוטלו או לא הגיעו לפני שהפעלתם תזכורות, וחודש אחרי. השוו גם כמה תורים הוזזו מראש, כי תור שהוזז בזמן הוא שעה שאפשר למלא. אל תסמכו על תחושה: המספרים שלכם יראו אם התזכורת שווה את המאמץ.
שאלות ותשובות
איך שולחים תזכורת לתור בוואטסאפ אוטומטית?
צריך כלי שמחובר ליומן ושולח הודעה בזמן שנקבע מראש לפני התור. וואטסאפ עסקי לבדו שולח הודעות קבועות כמו פתיחה והיעדרות, אבל לא תזכורות לפי יומן. בוט תורים מחובר ליומן עושה את זה אוטומטית.
מתי הכי כדאי לשלוח תזכורת?
בדרך כלל יום לפני התור ושוב כמה שעות לפניו. את התזמון המדויק כדאי להתאים לסוג העסק ולבדוק מה עובד עם הלקוחות שלכם.
מה כותבים בהודעת תזכורת?
שם העסק, תאריך, שעה, מקום וכמה מילים על איך לאשר או לשנות. הודעה קצרה וברורה עדיפה על הודעה ארוכה.
האם יש הגבלות של מטא על תזכורות?
בחיבור הרשמי של מטא, הודעה ביוזמת העסק מחוץ לחלון של 24 שעות מאז הודעת הלקוח דורשת תבנית מאושרת, ויכולה להיות בתשלום. בחיבור המהיר אין תבניות, אבל זה חיבור לא רשמי, ולכן כדאי לשלוח רק ללקוחות שיצרו קשר ולהימנע מהודעות מיותרות.