מאמרים › הודעה אוטומטית בוואטסאפ עסקי: איך מגדירים ומה הגבולות
הודעה אוטומטית בוואטסאפ עסקי: איך מגדירים ומה הגבולות
אפשר להגדיר הודעה אוטומטית בוואטסאפ עסקי בלי תשלום: הודעת פתיחה ללקוח שפונה, הודעת היעדרות מחוץ לשעות הפעילות, ותשובות מהירות שנשלחות בלחיצה. הגבול הוא שההודעה קבועה. היא לא מבינה מה הלקוח שאל, לא קובעת תור ולא מסננת פניות.
שלושה סוגי הודעות אוטומטיות
באפליקציית וואטסאפ עסקי יש שלושה כלים שעובדים אוטומטית או כמעט אוטומטית:
- הודעת פתיחה: נשלחת ללקוח שפונה לעסק, בדרך כלל כשהוא פונה בפעם הראשונה או אחרי תקופה ארוכה בלי שיחה.
- הודעת היעדרות: נשלחת מחוץ לשעות הפעילות, או לפי לוח זמנים שקבעתם.
- תשובות מהירות: משפטים שמורים שנשלחים אחרי הקלדת קיצור. זו לא הודעה אוטומטית ממש, אבל היא חוסכת הקלדה בשאלות שחוזרות.
הכלים האלה קיימים באפליקציית וואטסאפ עסקי בלבד. בוואטסאפ הרגיל אי אפשר להגדיר אותם.
איך מגדירים הודעת פתיחה
- פותחים את אפליקציית וואטסאפ עסקי ונכנסים להגדרות.
- בוחרים את האפשרות "כלים לעסק" (השמות עשויים להשתנות מעט בין גרסאות).
- פותחים את הודעת הפתיחה ומפעילים אותה.
- כותבים טקסט קצר: מי אתם, במה אתם עוזרים, ומתי תחזרו אליהם.
- בוחרים למי לשלוח: לכולם, או רק ללקוחות שאינם באנשי הקשר.
טיפ לניסוח: כתבו משפט אחד שמבהיר שזו תשובה ראשונית, ושאלה אחת שמכוונת את הלקוח, למשל "במה אפשר לעזור?". הודעה ארוכה מדי נקראת כמו פרסומת, ולקוחות מתעלמים ממנה.
איך מגדירים הודעת היעדרות
- באותו מסך "כלים לעסק" פותחים את הודעת ההיעדרות.
- מפעילים אותה ובוחרים את לוח הזמנים: תמיד, לפי שעות פעילות, או בטווח תאריכים מותאם.
- כותבים מתי תחזרו, ומה אפשר לעשות בינתיים, למשל להשאיר שם ופרטים.
זה שימושי בסופי שבוע, בחגים ובערבים. גם כאן, הודעה קצרה עובדת טוב יותר.
איפה הודעה אוטומטית נגמרת
הודעה אוטומטית היא טקסט אחד שנשלח בכל פעם בלי קשר לשאלה. לכן היא לא מתאימה כשהלקוח שואל משהו ספציפי:
- היא לא מבינה את השאלה ולא עונה עליה.
- היא לא קובעת תור ולא בודקת יומן.
- היא לא מסננת פניות: ליד חם ושאלה כללית מקבלים את אותה תשובה.
- היא לא ממשיכה את השיחה. אחרי ההודעה הראשונה, כל השאר נשאר עליכם.
הודעה אוטומטית מול בוט
| יכולת | הודעה אוטומטית בוואטסאפ עסקי | בוט |
|---|---|---|
| עונה מחוץ לשעות הפעילות | כן, הודעה קבועה | כן, תשובה לפי השאלה |
| מבינה שאלות של הלקוח | לא | כן |
| קובעת תור ביומן | לא | כן, כשהוא מחובר ליומן |
| מסננת פניות ואוספת פרטים | לא | כן |
| מעבירה לנציג כשצריך | לא רלוונטי | כן |
| עלות | חינם | בתשלום |
אם מגיעות אליכם כמה פניות ביום והשאלות חוזרות, הודעת פתיחה טובה מספיקה להתחלה. כשהפניות מתחילות ללכת לאיבוד, או שאתם מבזבזים שעות על אותן שאלות, זה הזמן לבוט. בוט של MYBOT247 מחובר למספר העסק, עונה לפי המידע שהגדרתם, ומעביר אליכם את השיחה כשצריך. אפשר לבנות אחד בדמו ולנסות מיד.
שאלות ותשובות
האם אפשר להגדיר הודעה אוטומטית בוואטסאפ הרגיל?
לא. הודעת פתיחה, הודעת היעדרות ותשובות מהירות קיימות באפליקציית וואטסאפ עסקי בלבד.
האם אפשר להעביר את המספר הקיים שלי לוואטסאפ עסקי?
בדרך כלל כן. מתקינים את אפליקציית וואטסאפ עסקי ומאמתים את אותו מספר, וההיסטוריה יכולה לעבור איתו. כדאי לגבות לפני.
למי נשלחת הודעת הפתיחה?
ללקוחות שפונים אליכם, ובהתאם להגדרות גם למי שלא דיברתם איתו תקופה ארוכה. אפשר לצמצם את הנמענים בהגדרות.
האם הלקוח יודע שההודעה אוטומטית?
ההודעה מגיעה כהודעה רגילה מהעסק. מומלץ לנסח אותה כתשובה ראשונית, כדי שהציפייה תהיה נכונה.
מתי כדאי לעבור מהודעה אוטומטית לבוט?
כשאתם מקבלים שאלות שחוזרות על עצמן, צריכים לקבוע תורים, או מאבדים פניות בשעות שבהן אתם לא זמינים.