מאמרים › בוט וואטסאפ לקליניקה: קביעת תורים ומענה אוטומטי למטופלים
בוט וואטסאפ לקליניקה: קביעת תורים ומענה אוטומטי למטופלים
בוט וואטסאפ לקליניקה עונה למטופלים מיד על שעות, מיקום ומחירי טיפול, אוסף שם וטלפון וסוג טיפול, וקובע תור ביומן בלי שתפסיקו טיפול כדי לענות. כדאי להשאיר בצ׳אט רק פרטים תפעוליים ולא מידע רפואי רגיש. ב-MYBOT247 ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי, ואחר כך 99 ₪ לחודש, או 149 ₪ עם יומן וקביעת תורים (לא כולל מע״מ).
למה קליניקות מפסידות פניות בוואטסאפ
מטפלים ברפואה משלימה, פיזיותרפיה, פסיכולוגיה או כל קליניקה קטנה עובדים רוב היום בחדר טיפול ולא ליד הטלפון. מטופל חדש שכותב בוואטסאפ ומחכה שעתיים לתשובה, פונה בדרך כלל לקליניקה הבאה בגוגל. הבעיה אינה חוסר עניין אלא זמן תגובה, ואת זה אפשר לפתור בלי להעסיק מזכירה.
מה בוט יכול לעשות בקליניקה
- לענות מיד על שאלות חוזרות: שעות פעילות, כתובת, חניה, מחיר טיפול ומשך פגישה.
- לאסוף פרטים בסיסיים: שם, טלפון, סוג הטיפול ומועד מועדף.
- לקבוע תור ביומן ולשלוח אישור, כשהיומן מחובר.
- לשלוח תזכורת לפני התור ולהקל על ביטול או דחייה.
- להעביר אליכם התראה כשיש פנייה שדורשת אתכם.
על קביעת תורים אפשר לקרוא בבוט וואטסאפ לקביעת תורים, ועל תזכורות בתזכורות לתורים בוואטסאפ.
מה לא כדאי להעביר בצ׳אט
קליניקה מטפלת במידע רגיש. הגישה הבטוחה היא להגדיר לבוט לאסוף רק מידע תפעולי, ולא תיאורי מצב רפואי, אבחנות או תוצאות בדיקות. אם מטופל מתחיל לכתוב פרטים רפואיים, אפשר להגדיר תשובה שמבקשת להשאיר אותם לשיחה או לפגישה. מדיניות הפרטיות והאחסון של הקליניקה שלכם נשארת באחריותכם, ובשאלות משפטיות כדאי להתייעץ עם איש מקצוע.
איך נראית שיחה טיפוסית
- מטופל חדש כותב: ״שלום, יש לכם תור השבוע?״
- העוזר עונה מיד, שואל איזה טיפול מעניין אותו ומציע מועדים פנויים מהיומן.
- המטופל בוחר מועד, והעוזר רושם את התור ושולח אישור.
- יום לפני התור נשלחת תזכורת.
- אתם מקבלים התראה, ונכנסים לשיחה רק אם צריך.
איך מתחילים
ב-MYBOT247 החיבור המהיר נעשה בסריקת קוד QR, ואז מגדירים בעורך מה העוזר אומר, מתי הוא עונה ומתי הוא שותק. אפשר לחבר יומן גוגל כמו בחיבור יומן גוגל לבוט. מומלץ לנסות את הכול בהדגמה לפני שמעבירים אליו פניות אמיתיות.
| בלי בוט | עם בוט | |
|---|---|---|
| זמן תגובה | שעות, לפי מתי פנוי | שניות |
| שאלות חוזרות | עונים ידנית | עונה אוטומטית |
| קביעת תור | הלוך ושוב בהודעות | ביומן, עם אישור |
| ביטולים של הרגע האחרון | התראה מאוחרת | תזכורת מוקדמת |
טיפים להגדרה נכונה
כתבו לעוזר תשובות קצרות וברורות לשאלות שמגיעות שוב ושוב: כמה עולה פגישה ראשונה, כמה זמן היא נמשכת, איפה חונים ואיך מבטלים. הגדירו שעות שבהן הוא עונה ושעות שבהן הוא מציע לחזור אליכם. וודאו שבכל תשובה שנוגעת לתחום המקצועי מופיעה הפניה לשיחה או לפגישה, ולא ייעוץ בצ׳אט.
חשוב גם להחליט מראש מה קורה במקרה דחוף. אפשר להגדיר שמטופל שכותב מילים כמו ״דחוף״ יקבל הודעה שמפנה אותו לטלפון שלכם או לשירותי החירום, ושתקבלו התראה מיידית. הוראה כזו אינה תחליף לשיקול הדעת שלכם, אבל היא מבטיחה שאף פנייה לא נבלעת. בסוף השבוע הראשון עברו על השיחות בפאנל, תקנו תשובות שלא היו מדויקות, והוסיפו שאלות חדשות שהמטופלים שאלו.
כמה זמן זה חוסך
קליניקה שמקבלת עשר פניות ביום, וכל מענה ידני לוקח כמה דקות, מבזבזת שעות בשבוע על הודעות שחוזרות על עצמן. לא ניתן להבטיח מספר מדויק לכל קליניקה, אבל ברור שכל שאלה שנענית אוטומטית היא פנייה שלא חיכתה לכם, וזמן שאפשר להקדיש למטופל שמולכם. מומלץ למדוד בעצמכם: ספרו בשבוע הראשון כמה פניות נענו אוטומטית וכמה תורים נקבעו.
כמה זה עולה
ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי, ואחר כך 99 ₪ לחודש, או 149 ₪ עם יומן וקביעת תורים, לא כולל מע״מ, בלי התחייבות. הקמה אצל ספקים אחרים עולה לעיתים אלפי שקלים. החיבור המהיר הוא ערוץ לא רשמי של וואטסאפ, ופירוט על ההבדלים בבוט חינם או בתשלום.
שאלות ותשובות
האם בוט וואטסאפ מתאים לקליניקה קטנה?
כן, במיוחד למי שעובד לבד או עם מזכירה חלקית. הבוט עונה על השאלות החוזרות (שעות, כתובת, מחירים, חניה) וקובע תורים, והטיפול בשאלות שדורשות שיקול דעת נשאר אצלכם.
האם הבוט נותן ייעוץ רפואי?
לא, וגם לא כדאי שייתן. מגדירים לו לענות רק על מידע תפעולי ולהפנות כל שאלה מקצועית אליכם או לתור. אתם מחליטים בעורך מה הוא אומר.
איזה מידע כדאי לא לאסוף בצ׳אט?
תיאורי מצב רפואי, אבחנות ותוצאות בדיקות. מספיק שם, טלפון, סוג הטיפול ומועד מועדף. פרטים רפואיים עדיף לקבל בשיחה או בפגישה. בנושאי פרטיות והגנת מידע כדאי להתייעץ עם איש מקצוע.
מה קורה כשאני נכנס לשיחה?
העוזר מפסיק לענות ברגע שאתם נכנסים לשיחה, והוא לא עונה לאנשי קשר שמורים ולקבוצות. הכול ניתן לשינוי בעורך.
כמה זה עולה?
ההקמה בחינם והחודש הראשון חינם, בלי כרטיס אשראי. אחר כך 99 ₪ לחודש, או 149 ₪ עם יומן וקביעת תורים, לא כולל מע״מ, בלי התחייבות.